Mở cửa hàng văn phòng phẩm: Mô hình và Kinh nghiệm thành công

Mở cửa hàng văn phòng phẩm không chỉ là ý tưởng kinh doanh tiềm năng, đây còn là cơ hội lớn để bạn tạo ra nguồn thu nhập hấp dẫn và tạo dựng thương hiệu thành công. Văn phòng phẩm có lượng nhu cầu lớn và ổn định trên thị trường.

Trong nhiều năm qua, các cửa hàng văn phòng phẩm dường như luôn có được vị thế tốt so với những mặt hàng khác. Tập trung vào sản phẩm phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của học sinh, sinh viên, giáo viên, nhân viên văn phòng, các cơ sở đào tạo, doanh nghiệp,... dễ hiểu được vì sao mô hình này có sự bền bỉ đến như vậy.

Do đó, mở cửa hàng văn phòng phẩm là lựa chọn ít rủi ro, phù hợp với cả những ai mới bắt đầu khởi nghiệp. Tuy nhiên, để thành công, bạn cũng cần chuẩn bị nhiều thứ để đủ sức cạnh tranh cũng như đón nhận cơ hội từ thị trường.

Cơ hội - Thách thức khi mở cửa hàng văn phòng phẩm

Là mô hình kinh doanh quen thuộc, nhưng ít ai biết được cơ hội và khó khăn thực sự của văn phòng phẩm là gì. Bạn cần nắm rõ điều này trước khi bắt tay vào triển khai.

Cơ hội khi mở cửa hàng văn phòng phẩm

• Thị trường bền vững, nhu cầu ổn định: Đây là một trong các lợi thế rõ nhất của kinh doanh văn phòng phẩm. Đối tượng khách hàng sử dụng văn phòng phẩm xem đây là lựa chọn thiết yếu, lâu dài và chắc chắn nhu cầu sẽ tăng dần theo thời gian; thậm chí áp dụng cho quy mô lớn, chuyên nghiệp hơn.
• Chi phí đầu tư hợp lý: Bạn sẽ không cần quá nhiều vốn nếu mở cửa hàng quy mô nhỏ. Nguồn hàng văn phòng phẩm đa dạng về tầm giá và thường là giá rẻ. Cửa hàng cũng không đòi hỏi thiết kế quá cầu kỳ.
• Cơ hội mở rộng kinh doanh: Mở cửa hàng văn phòng phẩm, bạn có thể kết hợp với đa dạng dịch vụ, sản phẩm cũng như nâng quy mô lên để tăng khả năng tiếp cận, tận dụng mua bán online để cải thiện doanh thu.

Thách thức khi mở cửa hàng văn phòng phẩm

• Tỷ lệ cạnh tranh cao: Số lượng cửa hàng văn phòng phẩm hiện nay không hề ít, từ nông thôn đến thành thị, rất nhiều cửa hàng mới được mở. Đặc biệt, quanh khu vực trường học, cơ quan,... tỷ lệ này còn cao hơn. Bên cạnh đó, các cửa hàng nhỏ lẻ cũng chịu áp lực từ các đại lý, nhà phân phối quy mô lớn.
• Biến động thị trường: Văn phòng phẩm thường sẽ có sự thay đổi liên tục về thị hiếu, dẫn đến sản phẩm phải có sự nhạy bén, bắt kịp xu hướng. Ngoài ra, điều này cũng làm cho giá cả có sự điều chỉnh.
• Hàng tồn kho: Các mặt hàng văn phòng phẩm nếu không bảo quản tốt, ôm quá nhiều dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng, giảm giá trị. Những mặt hàng nhỏ, giá rẻ khó kiểm soát cũng là nguy cơ tạo nên sự thất thoát.
• Tính thời vụ: Trừ một số cửa hàng có vị trí tốt, cung cấp cố định cho các đơn vị thì phần lớn cửa hàng vẫn bán cho khách vãng lai, sôi động theo mùa nên có thể tạo ra sự chênh lệch doanh thu ở các giai đoạn.

Xem thêm: Mở cửa hàng tạp hóa - Ưu Nhược điểm, Tiềm năng và Lưu ý nhập hàng

Mở cửa hàng văn phòng phẩm theo mô hình nào?

Lựa chọn mô hình cửa hàng văn phòng phẩm phải phù hợp với đặc điểm, nhu cầu khách hàng tại địa phương và khả năng tài chính, định hướng kinh doanh của bản thân.

• Mở cửa hàng văn phòng phẩm offline: Nếu có vốn, có mặt bằng, có vị trí thuận tiện,... cửa hàng offline dễ dàng đem lại hiệu quả kinh doanh cực kỳ tốt. Đây vẫn là mô hình được ưa thích, có tính ổn định và tiềm năng hấp dẫn.
• Mở cửa hàng văn phòng phẩm online: Lựa chọn tiết kiệm được vốn đầu tư, tăng cơ hội tiếp cận đa nền tảng. Tuy nhiên, cần phải hiểu về công nghệ, mạng xã hội, thương mại điện tử để khai thác đúng cách.
• Mở cửa hàng văn phòng phẩm tạp hóa: Là mô hình đa dạng bậc nhất về sản phẩm. Ngoài văn phòng phẩm, kết hợp thêm nhiều mặt hàng khác như quà lưu niệm, đồ trang trí,... Sản phẩm được nhập từ nhiều thương hiệu và phân khúc giá.
• Mở cửa hàng văn phòng phẩm đại lý thương hiệu: Mô hình này được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp. Cửa hàng sẽ hợp tác với các thương hiệu lớn, uy tín, do đó, bán những sản phẩm chất lượng, chính hãng. Tuy nhiên, điều này giới hạn việc lựa chọn sản phẩm từ các thương hiệu khác để kinh doanh.

Kinh nghiệm mở cửa hàng văn phòng phẩm thành công

Nghiên cứu thị trường và đối thủ

Sự thịnh hành của kinh doanh văn phòng phẩm là điều kiện tốt để bạn có thể nghiên cứu, nắm bắt những xu hướng, quy luật thị trường, cũng như học hỏi cách làm hay từ những người đi trước. Tuy nhiên, điều này buộc bạn phải thật sâu sắc để tìm ra hướng đi riêng của mình.

Sẽ thiếu sót nếu bạn mở cửa hàng văn phòng phẩm mà không khảo sát trước nhu cầu, thói quen tiêu dùng của khách hàng tại khu vực. Các cửa hàng đối thủ đang hoạt động dưới dạng mô hình nào? Được đón nhận ra sao? Họ có gì khác biệt? Bạn có thể khác biệt hơn hay không?,...

Xác định đúng mục tiêu và tệp khách hàng

Từ việc có được cho mình bức tranh toàn cảnh về thị trường và tỷ lệ cạnh tranh, bạn sẽ dần đi vào hình thành chi tiết hơn kế hoạch kinh doanh của mình.

Trước hết, mục tiêu mở cửa hàng văn phòng phẩm là gì? Bạn muốn kinh doanh nhỏ lẻ, ổn định hay muốn trở thành sự ưu tiên trong lựa chọn, chuyên nghiệp hóa sự cung cấp sản phẩm và dịch vụ?

Thứ hai, khách hàng mục tiêu của bạn là ai? Họ thuộc phân khúc nào? Nhu cầu tiêu dùng ra sao? Phù hợp bán lẻ hay mua bán số lượng lớn?

• Học sinh, sinh viên: Chiếm tỷ lệ lớn, tiềm năng và có thói quen mua văn phòng phẩm thường xuyên, phần lớn là đồ dùng học tập, sau đó đến đồ lưu niệm, đồ trang trí.
• Dân văn phòng: Chủ yếu là các sản phẩm phục vụ công việc, như giấy in, file hồ sơ, bút, mực máy in,...
• Trường học, doanh nghiệp: Thường mua số lượng lớn các sản phẩm hỗ trợ in ấn.

Lên kế hoạch sử dụng vốn đầu tư

Cần bao nhiêu vốn là đủ để mở cửa hàng văn phòng phẩm. Dưới đây là một số chi phí tham khảo:

• Chi phí thuê mặt bằng: Giá thuê tùy thuộc vào địa điểm kinh doanh. Nếu mở cửa hàng ở quê, giá thuê rơi vào 3 - 5 triệu/tháng, ở thành phố sẽ cao hơn, khoảng 7 - 10 triệu/tháng (hoặc hơn).
• Chi phí nhập hàng ban đầu: Từ 45 - 75 triệu đồng tùy số lượng, loại sản phẩm.
• Chi phí mua sắm thiết bị cửa hàng: Giao động 25 - 35 triệu, bao gồm tiền mua kệ, tủ hàng hóa, quầy tính tiền, máy tính, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn,...
• Chi phí thuê nhân viên: Khoảng 4 - 6 triệu/tháng
• Chi phí điện nước, chi phí khác: Trung bình 5 - 10 triệu đồng.

Như vậy, bạn cần chuẩn bị khoảng 100 - 200 triệu để sẵn sàng cho việc mở cửa hàng văn phòng phẩm.

Tham khảo: Mở cửa hàng tiện lợi - Mô hình, Tiềm năng và Lưu ý cần chuẩn bị

Hoàn thiện hồ sơ pháp lý cửa hàng

Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần phải có giấy phép đăng ký kinh doanh, với sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền. Bạn có thể chọn theo hình thức hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp. Theo đó, lựa chọn đúng mã ngành mà mình đăng ký, gồm:

• Mã ngành 46497: Bán buôn sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm
• Mã ngành 47610: Bán lẻ sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
• Mã ngành 46594: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng, trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi

Lựa chọn sản phẩm và nguồn hàng uy tín

Thường sản phẩm trong cửa hàng văn phòng phẩm sẽ gồm khá nhiều loại. Bạn nên xác định cụ thể các nhóm hàng hóa cũng như tỷ lệ hợp lý để nhập hàng. Có thể tham khảo công thức dưới đây (tỷ lệ thay đổi theo nhu cầu thực tế):

• Sách giáo khoa, sách tham khảo chiếm khoảng 50%
• Đồ dùng học tập khoảng 7%
• Đồ dùng văn phòng khoảng 8%
• Đồ lưu niệm, đồ chơi khác khoảng 35%

Về nguồn hàng, bạn có 4 lựa chọn dưới đây:

• Nhập hàng từ các đơn vị bán văn phòng phẩm: Nếu cửa hàng của bạn quy mô nhỏ, có thể lấy hàng từ những nhà sách, đại lý khác. Những nơi này đảm bảo đủ số lượng và thuận tiện đi lại.
• Nhập hàng từ thương hiệu: Trường hợp cửa hàng làm đại lý thương hiệu, bạn sẽ lấy hàng trực tiếp từ công ty. Thường sẽ có nhiều ưu đãi tốt, hỗ trợ vận chuyển.
• Nhập hàng từ chợ đầu mối: Nguồn hàng lớn, đa dạng, giá rẻ nhưng hơi khó để kiểm soát chất lượng.
• Nhập hàng từ nước ngoài: Các chợ, hoặc cửa hàng trên sàn thương mại điện tử ở nước ngoài thường có nguồn hàng mới mẻ, độc đáo, sớm bắt xu hướng. Mua bán online khá thuận tiện.

Chuẩn bị mặt bằng kinh doanh

Mặt bằng để mở cửa hàng văn phòng phẩm nên chọn ở khu vực đông dân cư, gần trường học, cơ quan càng tốt, giao thông thuận tiện. Đặc biệt, diện tích mặt bằng đủ rộng để có thể bố trí sản phẩm, có thể đặt biển hiệu hoặc biển quảng cáo.

Thiết kế, trưng bày sản phẩm

Bên trong cửa hàng có thể không cần quá cầu kỳ nhưng nên đảm bảo đủ ánh sáng và sự thoáng đãng. Điều này giúp khách hàng dễ chịu, thoải mái và bảo quản sản phẩm được tốt hơn.

• Sử dụng kệ đa tầng để tối ưu không gian, lưu ý độ cao và lối di chuyển an toàn
• Phân chia sản phẩm theo khu vực để dễ tìm kiếm
• Bố trí hệ thống cửa sổ, đèn chiếu sáng hợp lý
• Có khu vực để khách hàng thử sản phẩm (bút, sổ tay,...)

Xây dựng chiến lược marketing

Phần lớn các cửa hàng sẽ ưu tiên những chiến dịch marketing áp dụng tại cửa hàng, ví dụ như sự kiện khai trương, tri ân khách hàng, giảm giá các dịp lễ lớn, khai giảng,... Đây là những cách thức truyền thống nhưng vẫn có tính hiệu quả cao.

Ngoài ra, ứng dụng công nghệ để đẩy mạnh kinh doanh cũng là điều đáng để thử. Bạn có thể tạo website, fanpage,... đăng tải nội dung, hình ảnh, các đợt khuyến mãi để tăng tương tác, tiếp cận được với nhiều đối tượng khách hàng hơn.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Đối với quy mô nhỏ hay lớn thì mở cửa hàng văn phòng phẩm cũng là việc cung cấp dịch vụ đến khách hàng. Thái độ phục vụ sẽ quyết định rất lớn đến sự gắn bó và lựa chọn. Đôi lúc khách hàng chỉ mua những sản phẩm nhỏ, số lượng ít, giá thành thấp,... nhưng đều cần được vui vẻ hỗ trợ, bởi đặc thù của ngành hàng văn phòng phẩm là như vậy. Do đó, chăm sóc khách hàng tốt cũng có thể xem là yếu tố cạnh tranh.

Đọc thêm: Mở cửa hàng thực phẩm sạch - Hướng dẫn chi tiết (Từ A-Z)

Câu hỏi thường gặp khi mở cửa hàng văn phòng phẩm

Vị trí mở cửa hàng văn phòng phẩm ở đâu thì phù hợp?

Khi chọn vị trí cửa hàng, bạn nên ưu tiên những địa điểm sau:

• Gần khu dân cư, gần trường học
• Gần các tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại
• Dễ tiếp cận, có chỗ để xe hoặc vỉa hè rộng
• Tránh những nơi đã có cửa hàng lớn xuất hiện.

Quản lý hàng tồn kho như thế nào?

• Kiểm kê định kỳ, theo dõi chặt chẽ hàng hóa
• Đặt mức tồn kho tối thiểu cho các mặt hàng
• Sử dụng phần mềm bán hàng để hỗ trợ quản lý

Làm sao để tăng tính cạnh tranh cho cửa hàng?

• Bán những sản phẩm độc đáo, có tính mới
• Tập trung vào dịch vụ chăm sóc khách hàng
• Kết hợp bán online để tăng cơ hội tiếp cận
• Chạy các chương trình khuyến mãi để thu hút

Định giá sản phẩm như thế nào cho hợp lý?

• Khảo sát từ đối thủ và giá thị trường chung
• Tính toán theo chi phí nhập hàng và tỷ suất lợi nhuận, trong khoảng 20% - 40%
• Cân nhắc lựa chọn sản phẩm phổ biến để giảm giá, bù lại bằng các sản phẩm có giá trị cao hơn.

Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần thuê bao nhiêu nhân viên?

• Cửa hàng quy mô nhỏ: Từ 1 - 2 nhân viên để hỗ trợ
• Cửa hàng quy mô trung bình: Từ 3 - 5 nhân viên

Chọn tên cửa hàng văn phòng phẩm như thế nào?

• Ưu tiên tên ngắn gọn, có liên quan đến ngành hàng
• Tên dễ nhớ, gắn với chủ cửa hàng hoặc nơi kinh doanh
• Không đặt tên trùng lặp, gây hiểu lầm với các cửa hàng trước đó.

Mở cửa hàng văn phòng phẩm không quá khó để sinh lời nhưng cần chỉn chu ở từng hạng mục. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng là nền móng quan trọng cho việc kinh doanh bền vững.