Hướng dẫn mở cửa hàng photocopy từ A đến Z cho người mới bắt đầu

Mở cửa hàng photocopy là ý tưởng kinh doanh có tiềm năng lớn nhờ lượng nhu cầu cao. Đặc biệt, chi phí đầu tư vừa phải, quy trình đơn giản, dễ thực hiện.

Rất nhiều người hiện nay lựa chọn mở cửa hàng photocopy vì nhận thấy cơ hội sinh lợi khá hấp dẫn và nằm trong khả năng. Thực tế cũng cho thấy mô hình này đơn giản hơn so với các mặt hàng kinh doanh khác. Tuy nhiên, việc nắm rõ quy trình và định hướng bài bản sẽ tạo ra nền móng vững chắc hơn để cửa hàng photocopy hoạt động ổn định, có cơ hội mở rộng quy mô và gia tăng lợi nhuận.

Bỏ túi quy trình “1 vốn 4 lời” chỉ với 10 bước vô cùng đơn giản dưới đây nếu bạn đang có ý định mở cửa hàng photocopy.

Mở cửa hàng photocopy có lợi nhuận hấp dẫn như thế nào?

Phần lớn lựa chọn mở cửa hàng photocopy đều đến từ sức hút lợi nhuận của mô hình này. Cửa hàng với công việc nhẹ nhàng, đơn giản nhưng lại có thể mang tới thu nhập đều đặn mỗi tháng.

Nhìn chung, các cửa hàng photocopy không đem lại con số khủng về tiền lời, nhưng đáng chú ý là “tích tiểu thành đại”, mỗi ngày đều tạo ra doanh thu bởi nhu cầu sử dụng dịch vụ này là liên tục. Sẽ có khoảng thời gian cao điểm, lượng khách hàng tăng đột biến, thu nhập 1 - 2 triệu đồng/ngày là hoàn toàn khả thi.

Bên cạnh đó, ngoài in ấn, cửa hàng photocopy còn có thêm nhiều dịch vụ khác, phổ biến nhất là bán kèm văn phòng phẩm, đồ dùng học tập, linh kiện máy in, mực in,... Đây đều là những nguồn doanh thu tiềm năng cho cửa hàng.

05 mô hình cửa hàng photocopy đáng để thử

Mỗi mô hình đều có những ưu - nhược điểm riêng nhưng lại là các ý tưởng thú vị, phù hợp với tình hình thị trường hiện nay.

Mở cửa hàng photocopy truyền thống

Đây là mô hình cơ bản, đơn giản và an toàn nhất, phù hợp với người mới, người ít kinh nghiệm kinh doanh. Cửa hàng dạng này chủ yếu cung cấp những dịch vụ đơn thuần, như in ấn, photocopy văn bản, giấy tờ,... theo yêu cầu của khách hàng.

Do đó, quy mô cửa hàng thường không quá lớn, phục vụ chính cho nhóm khách hàng là học sinh, sinh viên, dân văn phòng. Vì vậy, bạn chỉ cần bỏ ra số vốn nhỏ, có thể tự mình quản lý mà không cần thuê nhân viên.

Tuy nhiên, cửa hàng photocopy truyền thống không có tính cạnh tranh quá cao, lợi nhuận thu về đều nhưng thấp.

Mở cửa hàng photocopy và in ấn đa chức năng

Ở các khu vực phát triển, nhiều phân khúc khách hàng thường sẽ lựa chọn mô hình này. Cửa hàng sẽ cung cấp dịch vụ đa dạng hơn, bên cạnh in ấn truyền thống còn nhận in số lượng lớn, in nhiều kích thước, in màu, in các loại banner, thiệp cưới, danh thiếp,...

Đối tượng khách hàng hướng đến là cá nhân và doanh nghiệp, do đó, cửa hàng tạo được nguồn thu nhập phong phú hơn. Nhưng để phù hợp với tính chất và quy mô cửa hàng, có thể bạn cần đầu tư nhiều loại máy móc, thiết bị.

Mở cửa hàng photocopy kết hợp văn phòng phẩm

Mô hình này cũng được đánh giá cao nhờ dịch vụ phong phú, là sự kết hợp dễ bán được hàng nhất. Khách hàng đến in ấn có thể chọn mua bìa kẹp, giấy in, bút,... một cách thuận tiện. Sản phẩm càng đa dạng càng dễ tạo được sức hút.

Tuy nhiên, cửa hàng sẽ cần đến không gian rộng rãi, nhiều khu vực để bố trí sản phẩm hơn. Ngoài ra, bạn cũng phải đảm bảo nguồn hàng nhập về ổn định, phù hợp nhu cầu khách hàng.

Mở cửa hàng photocopy chuyên nghiệp

Gọi là “chuyên nghiệp” vì không dừng ở in ấn cơ bản, in màu mà mô hình này còn cung cấp dịch vụ mang tính chuyên ngành hơn, như in 3D, in bản vẽ, in tạp chí, in sách hoặc thiết kế đồ họa.

Do đó, khách hàng hướng đến chủ yếu là “dân trong nghề”, các công ty thiết kế, kiến trúc hoặc những doanh nghiệp lớn. Vì vậy, chi phí đầu tư mặt bằng, thiết bị và vận hành sẽ cao hơn, cần nhiều nhân sự hơn.

Mở cửa hàng photocopy cung cấp dịch vụ trực tuyến

Mô hình khá mới mẻ với những ai bắt nhịp xu hướng công nghệ. Bằng cách sử dụng nền tảng trực tuyến, bạn có thể nhận đơn, in ấn và trả hàng cho khách mà không cần phải đến cửa hàng, mọi thứ đều được xử lý online.

Đây là giải pháp hoàn hảo cho những khách hàng bận rộn, đồng thời cắt giảm chi phí cho bạn tối ưu nhất. Phạm vi khách hàng được mở rộng hơn nhưng vì vậy, bạn cần am hiểu về công nghệ, có hệ thống quản lý chặt chẽ và chính xác.

Quy trình 10 bước mở cửa hàng photocopy

Nghiên cứu thị trường

Bắt buộc phải hiểu rõ thị trường trước khi mở cửa hàng photocopy. Việc nghiên cứu sẽ giúp bạn xác định được các yếu tố cốt lõi dưới đây.

• Tệp khách hàng tiềm năng: Là học sinh, sinh viên, dân văn phòng, hay có các doanh nghiệp, công ty lớn hay không,...
• Nhu cầu thực tế: Khách hàng chủ yếu muốn in ấn cơ bản hay in ấn chuyên nghiệp, đâu là nhu cầu chiếm tỷ lệ lớn hơn, nhu cầu nào có tiềm năng để khai thác,...
• Đối thủ cạnh tranh: Có bao nhiêu cửa hàng photocopy quanh khu vực, mô hình là gì, khách hàng có phản hồi gì về dịch vụ, ưu điểm nổi bật của những cửa hàng đó là gì,...

Khi bức tranh tổng quan được vẽ ra, bạn sẽ có cơ sở để khai thác các yếu tố chi tiết, từ đó dễ dàng hoạch định kế hoạch kinh doanh cho cửa hàng được tốt hơn.

Trang bị kiến thức và kỹ năng ngành nghề

Dù bạn chọn mở cửa hàng photocopy với quy mô nhỏ hay lớn, tự mình vận hành hay có nhân sự chịu trách nhiệm chuyên môn thì cũng cần phải trang bị kiến thức, kỹ năng cơ bản.

Trước hết là bạn phải biết về tin học văn phòng, những thao tác chỉnh sửa file tài liệu, cách sử dụng máy in, kết nối thiết bị và một chút kỹ thuật in ấn (cách sử dụng các loại giấy in, các lệnh in,...), biết cách xử lý một số tình huống phát sinh,...

Tìm kiếm vị trí và mặt bằng kinh doanh

Vị trí và mặt bằng kinh doanh luôn đóng vai trò quan trọng đối với việc mở cửa hàng, thuận tiện hay không, có thể phát triển hay không đều sẽ phụ thuộc vào đây. Vậy chọn vị trí mở cửa hàng photocopy như thế nào?

Các khu vực gần trường học, văn phòng, cơ quan,... sẽ dễ tiếp cận với lượng khách hàng lớn, nhu cầu cao và liên tục.

Gần với các khu dân cư, giao thông thuận tiện thì khách hàng sẽ hay lựa chọn, khai thác được đa dạng nhu cầu.

Đối với mặt bằng, tùy vào quy mô và mô hình cửa hàng, bạn chọn mức diện tích và giá thuê phù hợp. Tuy nhiên, cần đảm bảo đủ không gian để bố trí máy móc và các dịch vụ tương ứng, như khu thiết kế, khu văn phòng phẩm, khu tính tiền,...

Lên kế hoạch tài chính chi tiết

Để mở cửa hàng photocopy, bạn cần chuẩn bị những khoản chi phí nào? Dưới đây là các chi phí cần có, nếu được bạn liệt kê càng chi tiết sẽ càng chủ động trong phương án chi tiêu.

• Chi phí thuê mặt bằng: Trừ khi là mặt bằng sẵn có, nếu không đây sẽ là chi phí cố định hàng tháng. Bạn có thể chọn trả theo tháng, theo quý hoặc năm để tối ưu tài chính.
• Chi phí mua sắm thiết bị: Cửa hàng có quy mô càng lớn, càng chuyên nghiệp thì số lượng máy móc, giá thành thiết bị cũng sẽ cao hơn. Một số sẽ lựa chọn phương án thuê máy để giảm bớt chi phí.
• Chi phí thiết kế, trang trí cửa hàng: Bao gồm chi phí cải tạo mặt bằng, biển hiệu, hệ thống điện, nội thất (kệ, tủ, bàn,...),...
• Chi phí vận hành: Là chi phí trả lương cho nhân viên, điện nước mỗi tháng, chi phí quảng cáo,...

Ngoài ra, bạn cũng nên để riêng một khoản chi phí dự trù để xử lý ở những tình huống phát sinh bất ngờ. Trung bình, cần khoảng 70 - 80 triệu để mở cửa hàng photocopy nhỏ, tự quản lý. Nếu thuê máy hoặc mua máy cũ thì chi phí thấp hơn, khoảng 40 - 50 triệu.

Tìm hiểu và hoàn thiện thủ tục pháp lý

Không quá phức tạp nhưng để mở cửa hàng photocopy, bạn cũng cần đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ khá đơn giản và thời gian giải quyết nhanh chóng, từ 5 - 10 ngày để xử lý. Nhìn chung, trung bình bạn nên dành khoảng 1 tháng để hoàn tất thủ tục pháp lý.

Lựa chọn nhà cung cấp

Ngoài nhà cung cấp các thiết bị, máy móc, bạn cũng nên có sẵn danh sách những đơn vị cung cấp linh kiện máy, mực in, giấy in,... Những thứ này cần được nhập sẵn, đảm bảo luôn sẵn sàng phục vụ tại cửa hàng. Do đó, chọn được nhà cung cấp có chính sách tốt, bạn sẽ duy trì được nguồn sản phẩm và tối ưu chi phí.

Mua sắm trang thiết bị

Những loại thiết bị cần có khi mở cửa hàng photocopy bao gồm:

• Máy in: Loại in cơ bản, loại in số lượng lớn, hoặc máy có thể in đa dạng kích thước giấy.
• Máy photocopy: Có nhiều dòng để lựa chọn, ưu tiên những dòng có thể hoạt động với tốc độ nhanh, công suất lớn.
• Máy tính: Hỗ trợ việc chỉnh sửa file, nhận file từ khách hàng
• Phần mềm: Các phần mềm thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh,... để phục vụ các nhu cầu khác nhau.

Thiết kế, bố trí cửa hàng

Thiết kế cửa hàng photocopy không yêu cầu cao về mặt kiến trúc, chỉ cần đảm bảo sự thông thoáng, sáng sủa và di chuyển thuận tiện. Điều này cần kết hợp cách bố trí gọn gàng, tách biệt các phân khu để tránh nhầm lẫn, nhất là khi đông khách.

Xây dựng dịch vụ và bảng giá

Xác định các dịch vụ nằm trong phạm vi phục vụ của cửa hàng. Bằng việc khảo sát mặt bằng chung, đề ra mức giá hợp lý. Có thể điều chỉnh tùy theo chất lượng in ấn (như loại mực, loại giấy,...). Tuy nhiên cần tư vấn rõ cho khách hàng lựa chọn.

Áp dụng các chiến dịch marketing

Để cửa hàng hoạt động hiệu quả, cần đẩy mạnh quảng bá hình ảnh ở giai đoạn đầu, thường là tạo điểm nhấn ở khu mặt tiền, áp dụng quà tặng cho khách, giảm giá ưu đãi. Hoặc, tăng cường tương tác ở các trang mạng xã hội, chạy quảng cáo,.... nhất là với những cửa hàng muốn phát triển ở nền tảng trực tuyến.

Câu hỏi thường gặp khi mở cửa hàng photocopy

Mở cửa hàng photocopy có phải đóng thuế không?

Sau khi mở cửa hàng photocopy, bạn sẽ cần đóng các loại thuế sau:

• Thuế môn bài
• Thuế giá trị gia tăng
• Thuế thu nhập
• Số tiền đóng thuế dựa trên doanh thu, số vốn đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

Các yếu tố cạnh tranh của cửa hàng photocopy là gì?

Để tăng khả năng cạnh tranh, bạn nên tập trung vào các yếu tố sau:

• Điều chỉnh và áp dụng mức giá hợp lý
• Tốc độ phục vụ nhanh chóng, độ chính xác cao
• Duy trì chất lượng ổn định
• Kết hợp thêm nhiều dịch vụ hữu ích

Làm sao để tối ưu chi phí cho cửa hàng photocopy?

Bạn nên quản lý tốt phần mực in, giấy in. Thường xuyên bảo dưỡng máy móc để tránh hư hỏng. Chỉ thuê nhân viên vừa đủ nhu cầu, phù hợp với quy mô.

Trên đây là công thức để mở cửa hàng photocopy thành công, phù hợp với cả những người mới bắt đầu.